Die Erzeugung von und der Umgang mit PDF-Dokumenten ist heute in vielen Unternehmen ein wichtiger Bestandteil alltäglicher Arbeitsschritte. Dies gilt vor allem für die Rechnungslegung. Denn dank PDF kann diese – ebenso wie andere Dokumentenprozesse – einfach elektronisch abgewickelt werden. Allerdings findet die Erzeugung von PDF-Dateien in den meisten Unternehmen noch manuell statt. Sprich: Rechnungen oder bestimmte Unterlagen werden zunächst in einer Office-Anwendung erstellt und dann per PDF-Converter ins PDF-Format umgewandelt. Dies kostet jedoch wertvolle Arbeitszeit.

Abhilfe schafft hier ab sofort PDFlib aus dem Lösungsportfolio der PSW GROUP. Mit der webbasierten ASP-Lösung können Unternehmen die PDF-Erzeugung künftig automatisieren und dynamisch ausgestalten. Dabei profitieren sie von deren Fähigkeiten, neben Text-Inhalten selbst Grafiken und andere Elemente zuverlässig ins PDF-Format zu bringen. So müssen Unternehmen im Gegensatz zu vielen herkömmlichen PDF-Convertern bei der elektronischen Rechnungslegung keine Abstriche beim Rechnungsdesign hinnehmen und können ihre Corporate Identity wahren.

Bei der Implementierung von PDFlib auf dem eigenen oder einem gehosteten Webserver erhalten Unternehmen kompetente Unterstützung von der PSW GROUP. Ist die Lösung erst einmal eingerichtet, läuft die PDF-Rechnungslegung weitgehend automatisch: Denn die für die Rechnungen notwendigen Daten holt sich die Lösung selbst aus den entsprechenden Datenbanken des Servers.

Christian Heutger, rät Unternehmen schon aufgrund der neuen Rechtslage in Deutschland zum Umstieg auf die kosteneffizientere, automatische PDF-Rechungslegung: “Der Gesetzgeber hat mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 die rechtlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen den papiergebundenen Rechnungen gleichgesetzt. Damit werden die besonderen Ansprüche an die elektronische Rechnungslegung entschärft und den Unternehmen bei dieser mehr Flexibilität an die Hand gegeben.”

Das Gesetz, das im kommenden Jahr in Kraft tritt, wird rückwirkend bereits auf Rechnungen angewandt, die nach dem 1. Juli 2011 erstellt werden. Unternehmen sollten daher schon jetzt auf die dynamische Generierung von PDF-Rechnungen umsteigen, empfehlen die Experten der PSW GROUP.

PDF hat sich im Internet-Zeitalter unlängst zum Plattform-übergreifenden Dokumentenstandard entwickelt. Die massive Verbreitung diverser, kostenloser PDF-Reader – darunter vor allem des Acrobat Readers von Adobe – bedingt, dass es kaum mehr einen Internet-Nutzer gibt, der PDF-Dokumente nicht darstellen kann. Da das Format außerdem sehr flexibel ist, kann es längst nicht nur Text-Inhalte sondern auch Grafiken, Formulare und sogar Animationen umfassen. Für Unternehmen und Organisationen ist es daher prädestiniert. Sie können von PDF in den verschiedensten Prozessen profitieren und dank dem Entwicklungstool PDFlib PDF-Dateien sogar automatisiert auf ihrem Webserver generieren lassen.

Denn ebenso wie sich auf einem Webserver dynamisch HTML-Seiten erzeugen lassen, können mit PDFlib Web-Programme geschrieben werden, die in Reaktion auf bestimmte Benutzereingaben oder zu bestimmten Anlässen dynamisch PDF-Dokumente generieren. Dabei werden diese automatisch mit Daten angereichert, die aus der Datenbank des Webservers bezogen werden. Zugleich lassen sich die PDF-Dokumente wahlweise mit ein- oder mehrzeiligem Text, Rasterbildern oder PDF-Vektorgrafiken versehen. “Dank PDFlib sind bei der Umsetzung nicht einmal besondere Kenntnisse erforderlich, da das leicht verständliche Tool hierzu einen einfach zu folgendem PDF-Workflow zur Verarbeitung variabler Daten auf Basis von Templates bietet”, erläutert Christian Heutger.

Den Anwendungsszenarien für die dynamische PDF-Erzeugung sind so gut wie keine Grenzen gesetzt: So können Online-Shop-Betreiber beispielsweise ihre Rechnungsstellung automatisieren. Aber auch die Erstellung von Berichten aus Office-Anwendungen, Serienbriefe, kommerzieller Druck oder die Massenerzeugung von Quittungen, PDF-Formularen oder Rechnungen ist ohne weiteres möglich. Mit PDFlib wird der umständliche Weg über “Web-Anwendung – Post-Script – Acrobat Distiller – PDF” überflüssig. Denn stattdessen werden die entsprechenden Funktionalitäten zur PDF-Erzeugung direkt in die gewünschte Anwendung auf dem Server integriert.

Darüber hinaus bietet das Entwicklungstool Thread-Sicherheit, eine stabile Speicherverwaltung sowie eine Fehlerbehandlung, die Unternehmen bei der Implementierung von Server-Anwendungen mit höchsten Performance-Anforderungen unterstützen. Verfügbar ist PDFlib für eine Vielzahl von Betriebssystemen und Entwicklungsumgebungen bei der PSW GROUP.